Política de tratamiento de datos personales

Versión 2026-10-17. Se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 (incorporado en el Decreto 1074 de 2015).

1. Responsable del tratamiento

jair alexander florez cortes, NIT 11434060447, con domicilio en cartagena. Correo de contacto: contacto@halbora.com.

2. Qué datos tratamos

De quien crea la cuenta: nombre, correo, número de WhatsApp, contraseña (guardada cifrada, nunca en texto) y la constancia de su autorización (fecha, versión de esta política y dirección IP).
De la empresa: los datos del RUT que se sube al registrarse. El texto de la primera hoja se usa para llenar la ficha; las demás hojas, que traen los datos de representantes y revisores, se guardan en nuestros servidores y no se envían a ningún proveedor.
De quienes le escriben al asistente: número de WhatsApp o el identificador que WhatsApp asigna, nombre de perfil, y el contenido de los mensajes, fotos, PDF y notas de voz que envían. Las notas de voz se pasan a texto para poder contestarlas.
De terceros que aparecen en las facturas: nombre o razón social, NIT o cédula y valores de la operación de los proveedores o clientes de tu empresa.
De los pagos: referencia, valor, estado y medio de pago que nos informa Wompi. No recibimos ni guardamos números de tarjeta ni claves bancarias.
De quienes dejan sus datos en «Me interesa»: nombre, WhatsApp y, si los escriben, correo y empresa.
De quienes le escriben al asistente sin estar registrados: número de WhatsApp, nombre de perfil y la conversación —lo que escriben y los archivos que envían—, para poder atenderlos, responder sus preguntas sobre el servicio y retomar la conversación si vuelven a escribir. Solo contactamos a quien nos autoriza expresamente a hacerlo.
De quienes escriben en el chat de soporte de la página: lo que escriben, las fotos o PDF que adjuntan (por ejemplo, una factura o una captura de pantalla), la fecha y hora de cada mensaje y la dirección IP desde la que abrieron el chat. No pedimos nombre, correo ni WhatsApp. La IP la usamos solo para evitar abusos (por ejemplo, que un programa abra chats sin parar) y se borra sola a los 30 días.
Del verificador de pagos, solo si tu empresa lo activa: las alertas de pago que tu banco te manda por correo y que tú reenvías a la dirección que te damos (valor, fecha, nombre de quien pagó, los últimos dígitos de la cuenta o la llave donde entró y el texto de la alerta); lo que se lee en las fotos de comprobantes que tu mostrador le envía al asistente (valor, nombre de quien pagó, banco y número de comprobante: la foto misma no se guarda); el número de WhatsApp de los celulares que registras para verificar, los números que pones para recibir el aviso de cada pago y el resumen del día (a los que les llegan por WhatsApp el valor y el nombre de quien pagó), y a qué venta se aplicó cada pago y quién lo hizo.
De navegación, solo si aceptas las cookies de analítica o publicidad: páginas visitadas, de dónde llegaste y un identificador de tu navegador.

No pedimos datos sensibles ni datos de niñas, niños o adolescentes. El servicio no está dirigido a menores de edad.

3. Para qué los usamos

Prestar el servicio: identificar a qué empresa pertenece cada consulta, leer las facturas, calcular impuestos y retenciones y responder por WhatsApp.
Verificar, si tu empresa activa el verificador de pagos, que las transferencias que te muestran tus clientes entraron de verdad a tu cuenta, y evitar que un mismo comprobante se presente dos veces.
Administrar la cuenta, la prueba gratis, los pagos y la facturación del servicio.
Dar soporte, avisar sobre el estado del plan y comunicar cambios del servicio. Esto incluye contestar en el chat de soporte de la página: primero responde el asistente y, si lo pides o hace falta, una persona de Halbora. También incluye que el equipo de soporte vea tu cuenta para ayudarte, en las condiciones que se explican en la sección 10.
Contactar a quienes pidieron información sobre un plan.
Enviar novedades y promociones de Halbora, solo a quien lo acepte (es una casilla aparte y opcional al registrarse). Puedes pedir que dejemos de hacerlo en cualquier momento.
Medir de dónde llegan las visitas y cómo funcionan nuestros anuncios, con cookies de analítica y publicidad, solo si las aceptas en el aviso de cookies.
Mejorar el servicio con estadísticas de uso (cuántas consultas y facturas hay y cuánto cuesta atenderlas).
Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

No vendemos ni cedemos tus datos a nadie para sus propios fines.

De dónde nos conociste. Si aceptas las cookies de analítica o de publicidad y llegas desde un anuncio o un enlace de una campaña, guardamos en tu navegador, por un máximo de 90 días, una cookie propia con la campaña por la que llegaste. Si registras tu empresa en ese tiempo, ese dato queda asociado a tu empresa; se conserva mientras tu empresa tenga cuenta en Halbora y se borra junto con ella. Si nos escribes por WhatsApp desde un anuncio, Meta nos indica de qué anuncio vienes y lo guardamos junto a la conversación. Usamos estos datos solo para saber qué campañas nos traen clientes; no los vendemos ni los compartimos. Si no aceptas esas cookies, o retiras tu permiso, no guardamos la cookie y borramos la que tuvieras. Además contamos cuántas visitas llegan por cada anuncio, sin guardar ningún dato que te identifique.

4. Con quién los compartimos y envío fuera de Colombia

Para prestar el servicio compartimos datos con estos proveedores, que actúan como encargados y solo los usan para eso:

Proveedores de inteligencia artificial, que leen las facturas y redactan las respuestas: hoy DeepSeek, que procesa la información en la República Popular China, y Anthropic, en los Estados Unidos. Solo reciben el mensaje que se está respondiendo (con la foto o el PDF que venga en él), el historial reciente de esa conversación (por WhatsApp o en el chat de la página), los datos tributarios de la empresa y, al registrarse, el texto de la primera hoja del RUT. No reciben la dirección IP.
Los mismos proveedores de inteligencia artificial leen, si tu empresa usa el verificador de pagos, la foto del comprobante que tu mostrador envía por WhatsApp, solo para sacar de ella el valor, los nombres, el banco y el número de comprobante. La foto no se guarda en nuestros servidores.
Proveedores de correo (Migadu, en Suiza) y de enrutamiento de correo (Cloudflare, en los Estados Unidos), por donde pasan las alertas del banco que tu empresa reenvía al verificador de pagos antes de llegar a nuestros servidores.
Groq, en los Estados Unidos, que pasa a texto las notas de voz enviadas por WhatsApp. Solo recibe el audio de esa nota.
WhatsApp (Meta Platforms), por donde viajan los mensajes, bajo sus propias condiciones.
Wompi (Bancolombia), que procesa los pagos.
Google (Analytics) y Meta (Facebook e Instagram), solo si aceptas sus cookies: reciben datos de navegación para medir las visitas y los anuncios, nunca tu nombre, tu correo ni tu WhatsApp. El detalle está en la política de cookies.
Proveedores de servidores e infraestructura donde funciona el servicio, que pueden estar fuera de Colombia.

Algunos de esos países no tienen un nivel de protección de datos equivalente al colombiano. Por eso pedimos tu autorización expresa para esa transferencia al crear la cuenta o al dejar tus datos (artículo 26 de la Ley 1581 de 2012).

Solo entregamos datos a una autoridad cuando la ley nos obliga a hacerlo.

5. Datos de terceros en las facturas

Cuando tu empresa envía facturas con datos de sus proveedores o clientes, tu empresa es la responsable de esos datos y nosotros los tratamos como encargados, solo para hacer los cálculos que nos pides. Tu empresa declara que tiene derecho a compartirlos con este fin.

Lo mismo aplica a los nombres de quienes te pagan por transferencia, que aparecen en las alertas del banco y en los comprobantes que verificas: tu empresa es la responsable y nosotros solo los usamos para decirte si ese pago entró.

6. Cuánto tiempo los guardamos

Mientras la cuenta esté activa y hasta 12 meses después de que termine el último plan. Después los borramos, salvo los que la ley nos obligue a conservar por más tiempo, como los registros de pagos y de facturación, que se guardan hasta por 10 años.

Las conversaciones de quienes todavía no se han registrado, por WhatsApp o en el chat de la página, las guardamos para poder retomar la atención si vuelven a escribir. Puedes pedir que las borremos cuando quieras (sección 8). La dirección IP del chat de la página y los archivos que adjuntan ahí se borran solos a los 30 días.

Las alertas de pago sin usar, lo leído en los comprobantes y los correos que el verificador de pagos rechazó se borran solos a los 90 días. De los pagos que tu empresa aplicó a una venta, a los 90 días se borra el nombre de quien pagó y el texto de la alerta, y se conservan hasta un año el valor, la fecha, la cuenta o llave donde entró, el número de comprobante, a qué venta se aplicó, quién lo hizo y cuándo, y quién lo liberó si se liberó: es la constancia que impide que un mismo comprobante se presente dos veces y la prueba ante un reclamo. Las cuentas y llaves que tu empresa registra se guardan mientras use el verificador.

7. Tus derechos

Como titular de los datos puedes:

Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
Pedir prueba de la autorización que nos diste.
Saber qué uso les hemos dado.
Revocar la autorización o pedir que borremos tus datos, cuando no haya un deber legal o contractual de conservarlos.
Consultarlos gratis.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho tu consulta o reclamo con nosotros.

8. Cómo ejercerlos

Escríbenos al correo de contacto (contacto@halbora.com) con tu nombre, el número de WhatsApp o el correo de tu cuenta y lo que necesitas.

Consultas: las respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
Reclamos (corregir, actualizar, borrar o revocar): los atendemos en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles más avisándote el motivo. Si al reclamo le falta información, te la pedimos dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin que la envíes, se entiende que desististe.

9. Cookies

El sitio usa cookies necesarias para funcionar (la sesión, la seguridad de los formularios y, si escribes en el chat de soporte, la que recuerda esa conversación) y, solo si las aceptas, cookies de analítica y publicidad. El detalle, y cómo cambiar tu elección, está en la política de cookies.

10. Seguridad

La información viaja cifrada (HTTPS), las contraseñas se guardan cifradas, el acceso al panel está restringido y cada empresa solo ve lo suyo. Ningún sistema es infalible: si ocurre un incidente que afecte tus datos, te lo informaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio como exige la ley.

Acceso de soporte a tu cuenta. Solo las personas del equipo de Halbora que autorizamos expresamente para esa labor pueden ver la cuenta de una empresa, y únicamente para darle soporte. Lo hacen con su propio usuario, nunca con el tuyo, y en modo de solo consulta: ven la misma información que tú ves en el portal, pero no pueden cambiarla ni enviar mensajes en tu nombre. Cada acceso se cierra solo a los 30 minutos y queda registrado quién entró, cuándo, desde qué dirección IP, cuánto tiempo estuvo y qué pantallas consultó. Tú ves la fecha, la hora y la duración de cada acceso en tu portal, en «Accesos de soporte». Si quieres conocer el detalle completo de un acceso o tienes una inquietud sobre él, puedes pedirlo por los canales de la sección 8.

11. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página. Si el cambio afecta las finalidades o el envío de datos a terceros, te pediremos una nueva autorización.